Documentos y trámites propios en una comunidad de propietarios

Existe una gran variedad de formularios y modelos escritos para llevar a cabo los distintos trámites que se realizan en una finca.   

Desde Fincas Heredero te contamos acerca los documentos y certificados que una comunidad de vecinos requiere para cumplir con sus obligaciones.

DOCUMENTOS Y TRAMITES PROPIOS EN UNA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS: CONVOCATORIA PARA LAS JUNTAS

Las reuniones y los trámites que se realizan dentro de las comunidades de propietarios no se llevan a cabo de manera improvisada. 

Existen determinadas obligaciones a cumplir, documentación y formalidad previamente establecidas. 

En principio, las comunidades de vecinos están obligadas a realizar al menos una Junta de propietarios al año. 

Esta reunión, conocida como Junta Ordinaria Anual, está destinada principalmente para aprobar los presupuestos y las cuentas del edificio en cuestión. La convocatoria se debe realizar al menos 6 días de antelación.

A su vez, las comunidades de propietarios pueden reunirse en otras ocasiones a pedido del presidente o por una cuarta parte de los propietarios. 

En este caso, las convocatorias de las Juntas Extraordinarias se pueden realizar con menos antelación, siempre que el aviso llegue a todos los propietarios.

Para llevar a cabo una Junta de Propietarios, será necesario indicar los asuntos a tratar, el lugar, la fecha y la hora en que se celebrará. 

En caso de no poder asistir un propietario, podrá delegar la asistencia a la Junta a otra persona. 

Para ello, el propietario tendrá que firmar un documento con los nombres y apellidos del representante y el representado, indicando también la fecha de la Junta. 

DOCUMENTOS Y TRAMITES PROPIOS EN UNA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS: EL LIBRO DE ACTAS

Los acuerdos adoptados en la Junta de Propietarios deben quedar plasmados en el Libro de Actas.

En este sentido, el acta debe incluir:

• La fecha y el lugar de celebración.
• El autor de la convocatoria.
• Si es de carácter ordinario o extraordinario. 
• Si se celebró en primera o segunda convocatoria.
• La relación de todos los asistentes y respectivos cargos. 
• La participación de los propietarios representados.
• Los acuerdos adoptados, con indicación de los nombres de los propietarios que votaron a favor o en contra, como también las cuotas de participación que representen. 

El acta se cierra con las firmas del presidente y del secretario, una vez finalizada la reunión o en el plazo de los diez días posteriores. El acta será remitida a todos los propietarios.

DOCUMENTOS Y TRAMITES PROPIOS EN UNA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS: PAGO DE CUOTAS 

Cuando uno o más propietarios tienen cuotas pendientes de pago, se procede a entregar una certificación en el que se solicita el pago de las cuotas pendientes. 

En este punto, conviene dejar constancia de la notificación al deudor haciéndole firmar una copia del mismo. 

Otro trámite que requiere documentación es cuando un propietario quiere vender su vivienda. 

En este caso, el propietario debe aportar un certificado firmado por el secretario de la comunidad que indique que está al corriente con el pago de las cuotas. 

Puede suceder que el propietario no se encuentre al corriente de los pagos. En esta situación, se certificará el importe pendiente. 

Como podemos observar, cada decisión que tomamos dentro de una comunidad de propietarios no está librada al azar: todo debe quedar registrado, informado y debidamente certificado.   

Para llevar a cabo de manera formal todas estas obligaciones y actividades, existen distintas plantillas con diferentes textos adaptados para cada trámite.  

En este sentido, contar con un Administrador de Fincas garantiza una gestión apropiada y eficiente para el buen funcionamiento de la comunidad.

En Fincas Heredero estamos para asesorarte. 

Esperamos con agrado tu consulta.